Privacyverklaring 

 

Nmbrs maakt payroll, facturatie, boekhouding en rapportages een stuk makkelijker met slimme software. In het kader van de activiteiten die we uitvoeren, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens als je gebruik maakt van onze website. Via deze privacyverklaring informeren we je graag over welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we dat doen, hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan, welke rechten je hebt ten aanzien van de verwerkte persoonsgegevens en hoe je met ons in contact kunt komen.

Persoonsgegevens zijn gegevens die jou als persoon kunnen identificeren, zoals een e-mailadres, telefoonnummer, woonadres, etc.

Wanneer we in deze privacyverklaring spreken over "Nmbrs", bedoelen we hiermee gezamenlijk Nmbrs Payroll B.V., Nmbrs Accounting B.V., Nmbrs Reporting B.V. en Nmbrs Invoicing B.V. Maak je gebruik van een specifiek product, dan is de entiteit die dat product levert - zoals vermeld in je overeenkomst of onderaan deze privacyverklaring bij "Wat zijn onze contactgegevens" - verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens in dat kader.

 

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Nmbrs verwerkt verschillende typen persoonsgegevens, zoals:

• NAW-gegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Accountinformatie;
• Wachtwoorden;
• Geboortedatum,
• Functie;
• Bankgegevens;
• Gegevens met betrekking tot het recruitmentproces, zoals de gegevens in een motivatiebrief of op een Curriculum Vitae;
• Gegevens die betrekking hebben op jouw bezoek aan onze website, zoals surfgedrag en IP-adres. Hoe we deze gegevens verwerken door gebruik te maken van cookies, kun je vinden in ons Cookie Policy.

 

Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag verwerken we jouw persoonsgegevens?

Nmbrs verwerkt de persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, zoals:

• Het uitvoeren van verzoeken die zijn gedaan via de website, zoals het aanvragen van bepaalde diensten, het ontvangen van de nieuwsbrief, het aanmelden voor een evenement en het downloaden van een whitepaper;
• Aankoop en levering van het Nmbrs product, waaronder wordt verstaan het faciliteren van klantorders, overeenkomsten en betalingen;
• Onderhouden van contact en communiceren met jou, zoals marketing communicatie en uitingen, account management, sales activiteiten en het verwerken van aanvragen voor integraties met derde partijen;
• Beheren van recruitment processen en het verwerken van sollicitaties;
• Verbeteren en doorontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en website, onder andere op basis van gebruiksstatistieken en webverkeergegevens;

Naast bovenstaande doeleinden worden er persoonsgegevens verwerkt in het Nmbrs Platform. Met betrekking tot deze persoonsgegevens kwalificeert Nmbrs als verwerker in de zin van de AVG en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de Abonnee. De afspraken omtrent het verwerken van persoonsgegevens in het Nmbrs Platform zijn tussen Nmbrs en Abonnee vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Nmbrs voert ook productsurveys uit in het Nmbrs Platform (NPS en CES). In dit geval kwalificeert Nmbrs als verwerkingsverantwoordelijke.

We verwerken de persoonsgegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen. Zo kunnen we ze verwerken omdat we een overeenkomst met je hebben, omdat we hiervoor jouw toestemming hebben gekregen, omdat we hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben of omdat er een wettelijke verplichting is om die gegevens te verwerken. Indien we je gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

 

Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Nmbrs kan gebruikmaken van AI-technologie ter ondersteuning van bepaalde processen, bijvoorbeeld bij het beantwoorden van vragen via klantenondersteuning, het samenvatten van (telefoon)gesprekken of het verbeteren van onze dienstverlening. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. We zetten AI niet in om volledig geautomatiseerde besluiten te nemen die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze wezenlijk raken, zonder dat daar menselijke betrokkenheid aan te pas komt.

 

Met wie delen we je persoonsgegevens?

 

Binnen de Visma Groep

Nmbrs maakt deel uit van de Visma Groep, die bestaat uit verschillende zusterbedrijven. Om overzicht en samenhang te bewaren, kunnen we jouw persoonsgegevens delen met andere bedrijven binnen de Visma Groep. Dit doen we alleen als daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat, en we delen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het specifieke doel.

Derden

We zullen jouw persoonsgegeven niet delen met derde partijen, zonder dat het nodig is voor het redelijkerwijs uit kunnen voeren van de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. Het kan ook zijn dat we gegevens met derde partijen delen omdat de wet dat van ons vraagt of als je ons hiervoor je toestemming hebt gegeven. Voordat we persoonsgegevens delen met derde partijen sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd hoe zij om dienen te gaan met het verwerken van de persoonsgegevens. Uiteraard willen we borgen dat de derde partijen die we inschakelen minimaal hetzelfde beveiligingsniveau als wij hanteren en vertrouwelijk omgaan met de gegevens die we delen.

Het kan voorkomen dat we persoonsgegevens delen met derde partijen waarbij een doorgifte aan een derde land plaatsvindt. Indien dit een land is dat niet hetzelfde beschermingsniveau biedt als wordt nagestreefd middels de Europese privacywetgeving, zorgen we ervoor dat deze doorgiften worden uitgevoerd in overeenstemming met wet - en regelgeving. Dit kan bijvoorbeeld zijn door model contract clausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie te sluiten met de derde partijen en waarbij we onderzoeken of er aanvullende maatregelen moeten worden genomen.

Overheidsinstanties

Het kan voorkomen dat de politie of andere (overheids)instanties ons verzoeken om toegang tot informatie, waaronder persoonsgegevens. In dat geval beoordelen we een dergelijk verzoek zorgvuldig aan de hand van onze interne beleidslijnen en procedures, en raadplegen we waar nodig onze juridisch adviseurs. We delen alleen informatie voor zover dit wettelijk verplicht is, en uitsluitend op basis van een geldig rechterlijk bevel of vergelijkbaar rechtsgeldig document. Om ongeautoriseerde toegang tot informatie te voorkomen, hanteren we technische maatregelen zoals encryptie en toegangsbeheer. Ontvangen we een toegangsverzoek van een autoriteit buiten de EER, dan zorgen we ervoor dat we voldoen aan de vereisten van artikel 32 van de Data Act.

Op de website kun je links aantreffen naar websites van derden. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd draagt Nmbrs geen verantwoordelijkheid voor de omgang met jouw persoonsgegevens door deze derden. Lees hiervoor het privacy statement van de website van deze derden.

 

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Nmbrs zal jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we jouw persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens zolang bewaard als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking. Daarom kan het zijn dat jouw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Zo zullen we bijvoorbeeld bepaalde gegevens vanwege onze fiscale bewaarplicht 7 jaar moeten bewaren. Gegevens die wij verwerken in het kader van een sollicitatieprocedure verwijderen wij 4 weken na afronding van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft deze gegevens 1 jaar te bewaren.

 

Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?

Bij Nmbrs nemen wij jouw privacy serieus. Daarom hebben we technische en organisatorische maatregelen genomen om te borgen dat je gegevens goed beschermd zijn. We beschermen jouw persoonsgegevens tegen ongeautoriseerde en onrechtmatige verwerkingen en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing en publicatie.

 

Welke privacyrechten heb je?

We hebben passende processen ingericht om je in staat te stellen om je privacy rechten uit te kunnen oefenen. Met betrekking tot de persoonsgegeven die we verwerken heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage
• Recht op vergetelheid
• Recht op rectificatie en aanvulling
• Recht op dataportabiliteit
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht om bezwaar te maken

Om je privacy rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via de onderstaande contactgegevens. Daarbij vragen we je om aan te geven op welke verwerkingen en welke persoonsgegevens jouw verzoek betrekking heeft. Het kan nodig zijn om aanvullende identificerende informatie te verzoeken om te voorkomen dat we gegevens vrijgeven aan een verkeerd persoon. Het verzoek zullen we zonder onredelijke vertraging verwerken en in ieder geval binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek. Enkel in de gevallen dat er sprake is van een complex verzoek, kunnen we deze termijn verlengen met twee maanden.

Een uitgebreidere beschrijving van je rechten onder de AVG vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien je een klacht hebt over het verwerken van je persoonsgegevens, horen we dat graag zodat we aan een oplossing kunnen werken. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden, wijzen we je erop dat je het recht hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Raadpleeg hiervoor de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wat zijn onze contactgegevens?

Functionaris Gegevensbescherming: Falko Cats

E-mail: compliance@nmbrs.live

 

Wijzigingen privacyverklaring

Nmbrs behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen en we zullen de meest recente versie altijd beschikbaar stellen op onze website. Daarom raden we aan om de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat je goed op de hoogte bent. Indien er substantiële wijzigingen van deze Privacyverklaring plaatsvinden kunnen we je hierover ook via andere wegen, zoals email of nieuwsberichten, raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 31 juli 2026.