De voordelen van de juiste backoffice software | Nmbrs Accounting

Geschreven door Danique Slob | Jan 25, 2023, 11:00:00 PM

Een efficiënte backoffice is geen luxe, maar een noodzaak om de workflow te verbeteren en tijd te besparen. Door je administratieve processen te digitaliseren, transformeer je de backoffice van een kostenpost naar een motor voor groei.

Ontdek hoe je met de juiste software de werkdruk verlaagt en de kwaliteit van je dienstverlening verhoogt.

Je backoffice werkzaamheden optimaliseren (video)

Geen zin om te lezen? Bekijk de video die we bij deze blog hebben gemaakt.

Waarom je backoffice nú een upgrade nodig heeft

De accountancysector kampt met een 'perfecte storm': complexe regelgeving, naderende deadlines en een tekort aan talent. Een geoptimaliseerde backoffice vangt deze klappen op. Software die routinewerk overneemt en continu de datakwaliteit bewaakt, zorgt ervoor dat je team zich kan focussen op advisering in plaats van op data-entry.

5 tools voor een efficiënte workflow

Efficiënter werken vraagt om het verbeteren van backoffice werkzaamheden, daarvoor kun je handige tools gebruiken of aan de slag met een backoffice software. We leggen je graag wat er beschikbaar is om te automatiseren, sneller te werken en om fouten te voorkomen.

Automatiseer inkoop, verkoop en bank: Stop met het handmatig matchen van banktransacties. Gebruik automatische bankkoppelingen en scan-en-herken software om bonnetjes en facturen real-time in je administratie te laten landen.
Automatische factuurverwerking: Gebruik de Automatiseringsmonitor om te zien waar je processen nog haperen. Laat software documenten niet alleen lezen, maar ook interpreteren. Dit is de stap van 'digitaal' naar 'intelligent'.
Data-integratie als goudmijn: Breng versnipperde data samen via API-koppelingen. Een compleet beeld van de financiële gezondheid van je klant is de basis voor elk waardevol advies.
Visuele dashboards: Cijfers zeggen pas iets als ze spreken. Visualiseer data in heldere grafieken. Zo maak je complexe financiële analyses begrijpelijk voor je klant.
Éen overzichtelijk portaal: Elimineer de wirwar aan e-mails. Eén portaal voor communicatie, openstaande taken en 24/7 inzicht zorgt voor rust in de tent en een professionele uitstraling naar de klant.

Veelgestelde vragen over de backoffice

Wat zijn backoffice werkzaamheden?

In de accountancy omvatten backoffice werkzaamheden alle ondersteunende processen die achter de schermen plaatsvinden om de dienstverlening mogelijk te maken. Denk hierbij aan het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, het matchen van banktransacties, dossieropbouw, data-entry en het voorbereiden van aangiften en jaarrekeningen. Het is de 'machinekamer' van je kantoor; als deze soepel loopt, komt er tijd vrij voor advisering aan de voorkant.
Wat levert backoffice-optimalisatie concreet op voor mijn kantoor?

Het levert direct tijdwinst en foutreductie op. Door handmatige handelingen te elimineren, kan een gemiddeld kantoor meer administraties voeren met hetzelfde aantal medewerkers. Daarnaast stijgt de klanttevredenheid doordat inzicht real-time beschikbaar is.
Is backoffice-software ook geschikt voor kleinere administratiekantoren?

Juist voor kleinere kantoren is het essentieel. Omdat je minder 'mankracht' hebt om pieken op te vangen, fungeert de juiste software als een extra, digitale medewerker die nooit slaapt en altijd nauwkeurig werkt.
Hoe start ik met het digitaliseren van mijn inkoop- en verkoopstromen?

De eerste stap is het selecteren van software die 'UBL-ready' is en koppelt met het Peppol-netwerk. Begin met het automatiseren van de bankkoppelingen; dit geeft direct de meest merkbare verlichting in de dagelijkse werkzaamheden.
Wat is de rol van de Automatiseringsmonitor in Nmbrs Accounting?

De Automatiseringsmonitor fungeert als een coach voor je backoffice. Het laat per administratie zien welk percentage van de documenten volledig automatisch wordt verwerkt en geeft concrete suggesties om dit percentage te verhogen, zoals het instellen van slimme herkenningsregels.
Hoe verbetert één centraal portaal de communicatie met de klant?

In plaats van losse bijlagen in de mail, staan alle vragen direct bij het betreffende document in het portaal. De klant krijgt een notificatie op hun app, kan direct antwoorden of een foto uploaden, en de accountant heeft alle context direct bij de hand. Dit voorkomt 'zoekwerk' en versnelt de afsluiting.
Wat doet een backoffice medewerker?

Een backoffice medewerker zorgt voor de feitelijke uitvoering en controle van de administratieve stromen. Waar dit voorheen vooral handmatig inkloppen was, verschuift de rol in een modern kantoor naar 'procesbewaker'.

Volledig bericht weergeven